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Les lettres types |
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Le client demande des renseignements |
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OBJECTIF : recevoir des renseignements dans l'objectif de faire un choix |
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Proposition de lettre : |
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Messieurs,
Votre annonce, parue dans ......, nous a vivement intéressés.
[...]
Nous vous prions d'agréer, Messieurs, nos salutations distinguées. |
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Le fournisseur répond à la demande de renseignements du client |
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OBJECTIF : argumenter pour inciter le client à passer commande |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
Nous avons reçu votre demande de documentation et vous en remercions.
Afin de répondre à votre attente, nous avons le plaisir de vous envoyer notre catalogue relatif aux ....
[...]
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'assurance de nos sentiments respectueux. |
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Le client examine l'offre du fournisseur et passe commande |
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OBJECTIF : obtenir une commande au meilleur prix et dans les délais les plus courts |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
Nous avons bien reçu votre documentation et vous en remercions.
Nous vous prions de nous expédier les articles suivants :
[...]
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'assurance de nos salutations distinguées. |
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Le fournisseur accepte et confirme la commande |
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OBJECTIF : satisfaire le client |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
Nous accusons réception de votre commande et vous en remercions de votre confiance.
Celle-ci vous parviendra sous huitaine et fera l'objet de nos soins attentifs.
[...]
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. |
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Le fournisseur demande des précisions supplémentaires sur la commande |
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OBJECTIF : satisfaire le client dans les meilleurs délais |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
Nous vous remercions de l'ordre contenu dans votre lettre du ... dernier et sommes prêts à l'exécuter dans les délais que vous demandez.
Cependant, vous avez omis d'indiquer ....
[...]
Nous vous prions de recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées. |
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Le fournisseur accepte sous réserve de modifications. La livraison ne peut être effectuée à la date demandée par le client |
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OBJECTIF : conserver le client |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
En date du ... dernier, vous nous avez transmis un bon de commande n° ...., fixant la livraison de la marchandise au ....
Or, en raison d'une panne survenue la semaine dernière, le délai indiqué ne pourra être respecté.
Nous vous prions de nous excuser pour ce retard indépendant de notre volonté.
[...]
Nous vous prions de croire, Monsieur, à l'expression de nos sentiments respectueux. |
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Le client signale une livraison non conforme |
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OBJECTIF : obtenir la réparation du dommage (réclamation) |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
Nous avons bien reçu, le ...., votre commande référenciée ....
Toutefois, lors du déballage du matériel, nous avons eu la surprise de constater qu'une partie de celle-ci n'était pas conforme à notre ordre initial. .....
Afin de réparer cette erreur, nous vous prions de nous adresser, dans les meilleurs délais, les articles demandés.
[...]
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos respectueuses salutations. |
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Le fournisseur répond à la réclamation |
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OBJECTIF : présenter des excuses et satisfaire la clientèle |
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Proposition de lettre : |
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Monsieur,
Nous avons bien reçu votre lettre du .... dernier relative à notre livraison de chaises du ...
Nous vous prions de nous excuser de l'erreur commise lors de l'expédition.
[...]
Nous vous prions d'accepter nos excuses pour cette erreur et espérons que cet incident n'altérera pas nos bonnes relations commerciales.
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
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Formules types du courrier d'entreprise |
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le lieu et la date |
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le lieu et la date sont situés à droite de la lettre. Exemple : Paris, le 14 juillet 200.... On ne met jamais de majuscule au nom de mois dans le courrier. |
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l'appellation |
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Une lettre destinée à une entreprise commence en général par Messieurs. |
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Cependant, lorsque l'on connaît le destinataire, on peut commencer la lettre par : Monsieur, Madame ou Mademoiselle ou par le titre du destinataire : Monsieur le Directeur, Monsieur le Chef du personnel. |
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Les références |
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Les références sont situées à gauche et elles indiquent : |
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-- le nom de la personne qui a dicté ou signé la lettre; |
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-- la personne qui a dactylographié la lettre; |
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-- le numéro de dossier, de facture. Exemple : Nos réf. ou nos références : AN/VG/7500. |
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L'objet de la lettre |
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Il indique le motif de la lettre ou rappelle la correspondance antérieure et il est placé sous les références. Exemple : |
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Objet : lettre de candidature. |
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Les pièces jointes |
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Quand on joint un ou plusieurs documents à la lettre, leur nombre et leur nature sont indiqués en général au-dessous de la mention "objet", précédés de l'abréviation P.J. On utilise parfois la mention "annexes" à la place de P.J. Exemple: |
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P.J. : un curriculum vitae ou |
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Annexe : un curriculum vitae |
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La signature |
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La signature est toujours présente en bas d'une lettre : elle peut se situer à droite ou à gauche de la lettre. Il existe trois présentations possibles de la signature : |
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Le Directeur
Jean Parent |
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Jean Parent |
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Jean Parent
Directeur |
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Mots de liaison |
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mots de liaison |
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Pour annoncer une première idée : en premier lieu, premièrement, d'une part |
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Pour annoncer une nouvelle idée : aussi, également, d'ailleurs, de plus, de surcroît, en outre, ensuite, en second lieu, mais encore, par ailleurs, quant à, surtout |
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Pour conclure un paragraphe, une argumentation : ainsi, en conclusion, en dernier lieu, en définitive, enfin, finalement, en somme. |
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Pour exprimer l'opposition : à l'opposé, à l'inverse, au contraire, mais en réalité. |
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Pour exprimer la restriction : mais, or, toutefois, pourtant, cependant, néanmoins, d'ailleurs |
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Pour exprimer la concession : bien sûr ... mais, certes |
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Pour exprimer l'alternative : ou, ou ... ou, ou au contraire, soit ... soit, tantôt ... tantôt |
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Pour exprimer la cause : car, en effet |
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Pour exprimer le but (le but est le résultat désiré, la conséquence voulue) : c'est pourquoi, dans ce but, afin de, en vue de |
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Pour exprimer la conséquence (c'est le résultat obtenu ou prévu) : ainsi, aussi, c'est pourquoi, dès lors, donc, en conséquence, par conséquent |
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Pour exprimer la condition : dans l'hypothèse, en cas de, moyennant, supposant |
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Pour introduire un exemple ou une digression : à ce propos, à cet égard, ainsi, notamment, par exemple |
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Pour exprimer la cause et ses nuances : |
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parce que : répond à la question pourquoi; donne une explication; introduit la cause d'un fait, d'un événement. |
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puisque : ne répond pas à la question pourquoi; introduit l'explication, la justification, d'un fait déjà évoqué dans la première partie de la phrase. |
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car (= parce que) en effet (= puisque) : introduisent la raison, la justification, d'une affirmation, d'une hypothèse qui vient d'être formulée dans la première partie de la phrase ou de la phrase précédente. |
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comme : introduit une cause dont l'effet est inévitable. Il est placé de préférence en tête de phrase. |
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